こんにちは！皆さんは始末書は好きですかー－！？
僕は大嫌いです。
今回は始末書の書き方を例文付きで解説したいと思います。ミスや寝坊、上司に口答え、書く理由はいろいろ思いつきますが、お腹が痛くなってきたので想像するのはやめましょう。
丁寧な始末書を書くことで誠意が伝わり許してもらえる・・・。かも知れませんからね。
この記事を書いているだけで気分が沈んできますが、行ってみましょう！
そもそも始末書とはいったいどのような書類なのでしょうか。
軽く解説していきましょう。
端的に言えば仕事をするうえで、社内外に迷惑をかけたり、会社に損害を与えてしまった時に、経緯を説明するとともに反省の意を示すための書類です。
書きたくないですね・・・。ちょっとしたミスではなく、ある程度重大なミスを犯したときに書かされることが多いです。なお、始末書を書く行為は立派な「懲戒処分」に当たります。
そのため、しっかりとした形式で丁寧に書く必要があるのです。気を付けましょう。
始末書に近いものとしては「顛末書」が挙げられます。
どちらも仕事でミスや損害を出してしまった時に書くものですが、顛末書はあくまで事態を説明するのが主な目的となっています。始末書は今後再発させないことを約束するための文書なので、主とする目的が違うという訳ですね。
始末書を書く際は、今後の対策や説明や事態の説明が長くなりすぎないように気を付けましょう。
これでは顛末書に近くなってしまいますからね。
それでは本題です。始末書のテンプレート、構成を解説していきます！
始末書の構成は大きく分けて以下のようにするのが基本です。
一見随分長くなりそうな印象を受けますが、実際には長々と書く必要はありません。短く簡潔にが基本になります。
一つ一つ解説していきましょう！
まず一番最初に書くのが「件名」です
基本的に横書きであることが多いので、一番上の中央に「始末書」と書きましょう。メールの件名のように、内容の説明などはせず、「始末書」の３文字だけで大丈夫です。
件名だからと言い、大きく書く必要はありません。本文と同じ文字の大きさで構いません。
次は事情説明です。始末書を書くことになった理由を簡潔に説明しましょう。
必要な情報は自分がいつ、どこで、何をしたかです。覚えている範囲でいいので自分が何月何日の何時ごろにミスをしてしまったかを書くのが基本です。「令和○○年」といった風に元号も使うとより丁寧な印象になってグッドですね！
それでは、例文を書いてみましょう。
私は令和２年６月18日の19時頃、退勤中に会社の備品であるノートパソコンを電車に置き去りにし、そのまま紛失した挙句その報告を怠っていました。
はい、事情からして中々悲壮感が漂ってますね。個人情報の詰まった高価なPCを紛失した挙句その報告を先延ばしにしてたわけです。「PC無いの？」と上司に聞かれ、もはやこれまでと観念し白状したのでしょう。
きちんと時間の説明の後当時の状況を解説しているので大変シンプルで分かりやすいですね！
反省の言葉はこの後書けばいいので、この段落ではあくまで「事情説明」に留めておくのが自然です。
事情を説明した後は謝罪の時間です。前述の事故に対し、謝罪し自分が全面的に悪いことを認める文が必要になります。
例え弁解の余地があろうとも、これは始末書です。弁解や言い訳の類はせずに自己責任を認めてしまいましょう。不満がある場合は始末書を書く前に、自分の非を認めないのが大切です。始末書を書くこと自体、自分の不始末を認めていると同義ですからね・・・。世知辛いです。
それでは例文です。
時分の過失であることを認める文＋事態の重大さを強調する文にすると自然です。
この失態は私の全面的な不注意と、個人情報流出などのリスクに対する危機管理能力の無さに起因しており、社内外からの信用を失墜させる行為であると猛省しております。
ざっとこんな感じです。全面的に責任を認める文ですね。申し訳なさがひしひしと伝わってきます。繰り返しますが、少しでも自分の責任を認めない態度を出してしまうと後々問題になる場合がありますのでくれぐれも気を付けましょう！
そして次は、始末書の書くとも言える謝罪と再発防止の約束です。こちらも長々と書く必要はありません。始末書の原則はあくまで短く、簡潔にです。
ここに、会社に対し、心からお詫びをするとともに、二度とこのような過ちを繰り返さないことをここに誓約いたします。
「会社に対し詫びる」「二度と繰り返さないことを誓う」この二点を抑えていれば大丈夫です。
会社が最も求めているのは再発の防止ですので、ここはしっかりと書く必要があります。迷惑をかけた相手が会社だけではない場合は、それも書いておきましょう。
お客様やクライアント、協力会社などが候補となるでしょう。迷惑をかけてしまった相手全員に謝るのが無難かもしれませんね・・・。
辛い始末書もいよいよ終盤です。
事情の説明と謝罪、再発防止の約束だけではまだ始末書としては不十分です。最後に「ペナルティを受け入れる」という意思を示さなくてはなりません。
減給や降格処分などのペナルティを甘んじて受け入れます、会社の言う通りにしますよ、といった内容を書いておけば問題ないです。
「降格処分だけは勘弁してくれ！」「今回だけは見逃してくれ」などの見苦しい命乞いは止めましょう。恐らく逆効果です。腹を切る武士のような心持が求められるとは、会社は恐ろしい組織ですね(私怨)
それでは例文行ってみましょう！
なお、本件について、社内規定に従いいかなる処分を受けることになろうとも意義はございません。
どんな処分を受けようとも会社に従います。反省の思いが強く伝わる文の出来上がりです。
社畜という生き物の悲哀がひしひしと感じられますね。わざとミスしたわけではないのになぜここまで責められなければならないのか、納得がいきませんね！！
話がそれました。
先ほど、命乞いは厳禁と申し上げましたが、以下のような形であれば多少は大丈夫です。割と便利な言い回しなので覚えておくといいかもしれません。
責任を認めたうえで寛大な処置を懇願するのであればさほど問題はないです。上手く文章に組み込めると高ポイントかもですね。
最後に日付、署名、捺印をして完成です。
自分の所属する部や担当も一緒に書いておくといいでしょう。正式な書類ですので自分の名前はフルネームで書くようにしましょう。
宛先は代表取締役社長にしておくのが基本です。会社名、役職名、その人のフルネームまできっちり書きましょう。
以下が見本となります。
こんな感じになります。印鑑を押すのも忘れないようにしましょう。
ここで一つ注意していただきたいのが、社内に既存のフォーマットが存在する場合は必ずそちらを使いましょう。名前を書く位置なども会社によって全然違う場合もありますので、書き始める前に必ず確認するのが吉です。
以上で始末書の出来上がりです。お疲れ様でした！
いかがでしたでしょうか。これから始末書を書かなければならないあなたの助けになれば幸いです。
要点は以下の通りです。
確かに始末書を書くのはとても苦しい作業です。ミスをすれば怒られますし場合によっては降格処分や減給もあり得ます。
しかし、始末書という形でしっかりと反省の意を示せば信頼を取り戻すこともできるかも知れません。
どうしても会社にいられなくなったら辞めてしまえばいいですしね！！
ここまでお読みいただきありがとうございました！
ヒカゲ 20代にして自らのスペックの低さから、職場では窓際一直線系男子。趣味はスキーや旅行、漫画やゲームと多種多様です。物を書くのを苦としない特殊な生態をしており、手紙やメールなどの研究中！